เผย 3 เคล็ดลับเอ็กเซล (Excel Trick) วิธีลดขนาดไฟล์เอ็กเซลให้เล็กลง(Reduce Excel File Size) | Xcel-guru

วิธีลดขนาดไฟล์เอ็กเซลให้เล็กลง ทำอย่างไร ที่นี่มีคำตอบ

ทำไมไฟล์เอ็กเซล(Excel file)ของฉันใหญ่มาก จะลดขนาดอย่างไรดี?

Xcel Tip Quiz


เพื่อนๆทราบหรือไม่ว่าปุ่มคีย์ลัดอะไรใช้สร้าง/แทรกกราฟแผนภูมิต่างๆอย่างรวดเร็วบนแผ่นงานเอ็กเซล(Excel Worksheet)?

มี 3 วิธีด้วยกันครับสำหรับการลดขนาดไฟล์ของเอ็กเซล(Excel file)

⟴  วิธีที่ 1

ลบแผ่นงานที่ไม่ได้ใช้งานออก โดยปกติแล้วเอ็กเซลออฟฟิซ(Excel office) จะถูกตั้งโปรแกรมว่า เมื่อสมุดงาน(Excel workbook)ถูกเปิดเพื่อใช้งานเมื่อไรก็แล้วแต่ จะปรากฏแผ่นงานเอ็กเซล(Excel worksheet)ขึ้นมากกว่าหนึ่งแผ่นงาน ซึ่งแผ่นงานที่ปรากฎขึ้นจะมากน้อยนั้นขึ้นอยู่กับการตั้งค่าเริ่มต้นไว้นั่นเอง(Default set up)

ดังนั้นถ้ามีแผ่นงานที่ว่างเหลืออยู่โดยไม่ได้ใช้งานจะทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่โดยเปล่าประโยชน์ เราจึงต้องลบออกเพื่อลดขนาดของไฟล์ลง

ขั้นตอนการลบไฟล์เปล่า(Empty file):

1] เลื่อนเม้าส์ไปที่ชื่อแผ่นงานที่ว่าง(Name tab)หรือที่ไม่ใช้งาน เช่น sheet 2 sheet 3 เป็นต้นและคลิกขวาที่เม้าส์

2] เมื่อปรากฏแถบเมนูสั่งขึ้น คลิกบนแถบ "Delete" ดังแสดงในรูปด้านล่าง

วิธีลดขนาดไฟล์เอ็กเซล step by step

⟴  วิธีที่ 2 

ลบแผ่นงาน(Worksheet)ที่ไม่ใช้งานที่ซ่อนอยู่(Hide sheet(s))ออก
    ขั้นตอนการลบ Hide sheet:

    1] คลิกขวาที่เม้าส์บนแถบชื่อ(Name tab)ของแผ่นงานเอ็กเซล(Excel workbook)

    2] คลิกปุ่ม "Unhide" บนแถบสั่งงานที่ปรากฎขึ้น

    3] ลบแผ่นงานทั้งหมดที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานออกทั้งหมดโดยทำตามขั้นตอนของวิธีการข้อที่ 1 ด้านบน

    แนะนำวิธีลดขนาดไฟล์เอ็กเซลให้เล็กลง ดูวิธีการทุกขั้นตอนได้ที่นี่

    ⟴ วิธีที่ 3

    ลบเซลว่างในแผ่นงานที่ไม่มีข้อมูลแต่เป็นเซลที่เคยมีข้อมูลอยู่แต่ปัจจุบันถูกลบออกแล้ว แต่เอ็กเซลจะยังคงจดจำเซลเหล่านั้นอยู่ซึ่งจะทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่โดยใช่เหตุ

    ขั้นตอนการลบเซลว่าง(Transparent cell):

    1] คลิกเม้าส์(Mouse)ไปบริเวณเซลสุดท้ายที่มีข้อมูลอยู่ในแผ่นงาน(Work sheet)

    2] กดปุ่ม [Ctrl] [Shift] [End] บนคีย์บอร์ดและปล่อยมือออก

    3] คลิกขวาบนเม้าส์ภายในบริเวณเซลที่มีแถบไฮไลท์ขึ้น

    4] คลิก “Delete” บนแถบเมนูสั่งงาน

    5] บันทึกไฟล์ทันที(Save)

    หมายเหตุ:

    วิธีการตรวจสอบว่าเซลที่ว่างแต่เคยมีการคีย์ข้อมูลลงไปนั้นได้ถูกลบออกแล้วหรือยังคือ กดปุ่ม [Ctrl] [Shift] [End] ปุ่มเคอร์เซอร์(Cursor) จะต้องปรากฏอยู่ที่บริเวณเซลสุดท้ายที่มีข้อมูลอยู่(Occupied active cell)

    *ข้อสงสัย*

    เซลว่างแต่เคยมีข้อมูลหรือถูกแก้ไข(Cell format)ทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่ขึ้นได้อย่างไร

    *เฉลยข้อสงสัย*

    เนื่องจากโปรแกรมเอ็กเซล(Excel Microsoft Office Program) ถูกออกแบบมาให้จดจำเซลว่างใดๆที่เคยถูกใช้งานในแผ่นงาน(Workbook)นั้นๆ เพราะฉะนั้นสมมุตติว่าถ้าท่านได้กรอกข้อมูลอะไรก็ได้ลงไปในเซลใดเซลหนึ่ง แต่ต่อมาภายหลังแม้ว่าท่านได้ลบข้อมูลนั้นออกไปแล้วก็ตามที

    กระนั้นระบบการทำงานของเอ็กเซลจะยังคงจดจำเซลนั้นไว้อยู่ ในการที่เอ็กเซลจดจำเซลเหล่านั้นไว้ซึ่งจะทำให้ขนาดของไฟล์ใหญ่ไปด้วย เราจึงต้องใช้วิธีการอย่างใดอย่างหนึ่งใน 3 วิธีที่นำมากล่าวไว้ในข้างต้นลบความจำนั้นออกไปเสีย เพื่อจะได้ลดขนาดของไฟล์ลงนั่นเอง


    Xcel Tip Answer

     a. ปุ่ม F13.

     b. ปุ่ม F12

     c. ปุ่ม F11


    ลิ้งค์แนะนำ👉 : พูดภาษาอังกฤษเป็นด่วน! : English Fast Serve!
    ลิ้งค์แนะนำ👉 : นับเลขภาษาอังกฤษจาก 0 ถึง 1,000,000

    อย่างพลาดเคล็ดลับอื่นๆอีกมากมายเพียงแค่กดลิงค์ด้านล่างเพื่ออ่านเพิ่มเติมครับ

    หากสิ่งที่เราเขียนวันนี้ดี ช่วย share ต่อให้ด้วยนะครับ

    ผมขอขอบคุณมากครับที่ติดตามเรา

    แล้วพบกันใหม่ครับ

    Thanks for reading.

    Posted by: Michael Leng



    I've known, then I've grown.
    -- ดูเคล็ดลับอื่นๆเพิ่มเติม

    ความคิดเห็น

    1. You can also remove unwanted coloring/formatting to reduce the file size. Also saving to binary format will reduce the file size drastically.

      ตอบลบ
      คำตอบ
      1. Thanks so much to Yadav for recommend more valued tip to reduce of Excel file...^_^

        ลบ

    แสดงความคิดเห็น

    โพสต์ยอดนิยมจากบล็อกนี้

    เผยเคล็ดลับวิธีแก้ปัญหาเลข "0"(เลขศูนย์)ไม่แสดงให้เห็นเมื่อพิมพ์เป็นเลขตัวแรกด้านหน้าสุดของเซล(Cell) | เผยเคล็ดลับเอ็กเซล

    เคล็ดลับเอ็กเซล “หนึ่งเคาะ” สร้างช่องว่างระหว่างข้อมูลในการใช้สูตรรวมข้อมูล | เผยเคล็ดลับเอ็กเซล xcel-guru

    3 ขั้นตอนการลบช่องว่าง(Space)ทั้งหมด(ด้านหน้า ระหว่างอักษร ด้านหลัง)ในเอ็กเซลโดย"ไม่"ใช้สูตร | xcel-guru