เผย 3 เคล็ดลับเอ็กเซล(Excel Trick) วิธีลดขนาดไฟล์เอ็กเซลให้เล็กลง(Reduce Excel File Size)

ทำไมไฟล์เอ็กเซลของฉันใหญ่มาก จะลดขนาดอย่างไรดี

มี 3 วิธีด้วยกันครับสำหรับการลดขนาดไฟล์ของเอ็กเซล(Excel file)

วิธีที่ 1

ลบแผ่นงานที่ไม่ได้ใช้งานออก โดยปกติแล้วเอ็กเซลออฟฟิซ(Excel office) จะถูกตั้งโปรแกรมว่า เมื่อสมุดงาน(Excel workbook)ถูกเปิดเพื่อใช้งานเมื่อไรก็แล้วแต่ จะปรากฏแผ่นงานเอ็กเซล(Excel worksheet)ขึ้นมากกว่าหนึ่งแผ่นงาน ซึ่งแผ่นงานที่ปรากฎขึ้นจะมากน้อยนั้นขึ้นอยู่กับการตั้งค่าเริ่มต้นไว้นั่นเอง(Default set up)

ดังนั้นถ้ามีแผ่นงานที่ว่างเหลืออยู่โดยไม่ได้ใช้งานจะทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่โดยเปล่าประโยชน์ เราจึงต้องลบออกเพื่อลดขนาดของไฟล์ลง

ขั้นตอนการลบไฟล์เปล่า(Empty file):

1] เลื่อนเม้าส์ไปที่ชื่อแผ่นงานที่ว่าง(Name tab)หรือที่ไม่ใช้งาน เช่น sheet 2 sheet 3 เป็นต้นและคลิกขวาที่เม้าส์
2] เมื่อปรากฏแถบเมนูสั่งขึ้น คลิกบนแถบ "Delete" ดังแสดงในรูปด้านล่าง


วิธีที่ 2 

ลบแผ่นงาน(Worksheet)ที่ไม่ใช้งานที่ซ่อนอยู่(Hide sheet(s))ออก
    ขั้นตอนการลบ Hide sheet:

    1] คลิกขวาที่เม้าส์บนแถบชื่อ(Name tab)ของแผ่นงานเอ็กเซล(Excel workbook)
    2] คลิดปุ่ม "Unhide" บนแถบสั่งงานที่ปรากฎขึ้น
    3] ลบแผ่นงานทั้งหมดที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานออกทั้งหมดโดยทำตามขั้นตอนของข้อที่ 1 ด้านบน


    วิธีที่ 3

    ลบเซลว่างในแผ่นงานที่ไม่มีข้อมูลแต่เป็นเซลที่เคยมีข้อมูลอยู่แต่ปัจจุบันถูกลบออกแล้ว แต่เอ็กเซลจะยังคงจดจำเซลเหล่านั้นอยู่ซึ่งจะทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่โดยใช่เหตุ
      ขั้นตอนการลบเซลว่าง(Transparent cell):

      1] คลิกเม้าส์(Mouse)ไปบริเวณเซลสุดท้ายที่มีข้อมูลอยู่ในแผ่นงาน(Work sheet)
      2] กดปุ่ม [Ctrl] [Shift] [End] บนคีย์บอร์ดและปล่อยมือออก
      3] คลิกขวาบนเม้าส์ภายในบริเวณเซลที่มีแถบไฮไลท์ขึ้น
      4] คลิก “Delete” บนแถบเมนูสั่งงาน
      5] บันทึกไฟล์ทันที(Save)

      หมายเหตุ:

      วิธีการตรวจสอบว่าเซลที่ว่างแต่เคยมีการคีย์ข้อมูลลงไปนั้นได้ถูกลบออกแล้วหรือยังคือ กดปุ่ม [Ctrl] [Shift] [End] ปุ่มเคอร์เซอร์(Cursor) จะต้องปรากฏอยู่ที่บริเวณเซลสุดท้ายที่มีข้อมูลอยู่(Occupied active cell)

      *ข้อสงสัย*

      เซลว่างแต่เคยมีข้อมูลหรือถูกแก้ไข(Cell format)ทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่ขึ้นได้อย่างไร

      *เฉลยข้อสงสัย*

      เนื่องจากโปรแกรมเอ็กเซล(Excel Microsoft Office Program) ถูกออกแบบมาให้จดจำเซลว่างใดๆที่เคยถูกใช้งานในแผ่นงาน(Workbook)นั้นๆ เพราะฉะนั้นสมมุตติว่าถ้าท่านได้กรอกข้อมูลอะไรก็ได้ลงไปในเซลใดเซลหนึ่ง แต่ต่อมาภายหลังแม้ว่าท่านได้ลบข้อมูลนั้นออกไปแล้วก็ตามที อย่างไรเสียระบบการทำงานของเอ็กเซลจะยังคงจดจำเซลนั้นไว้อยู่ ในการที่เอ็กเซลจดจำเซลเหล่านั้นไว้ซึ่งจะทำให้ขนาดของไฟล์ใหญ่ไปด้วย เราจึงต้องใช้วิธี 3 การที่กล่าวมาข้างต้นลบความจำนั้นออกไปเสีย เพื่อจะได้ลดขนาดของไฟล์ลงนั่นเอง

      ดูเคล็ดลับอื่นๆเพิ่มเติม
      See more another tips(English Version)

      2 comments:

      1. You can also remove unwanted coloring/formatting to reduce the file size. Also saving to binary format will reduce the file size drastically.

        ReplyDelete
        Replies
        1. Thanks so much to Yadav for recommend more valued tip to reduce of Excel file...^_^

          Delete